Facturation électronique PEPPOL : les règles applicables
Depuis janvier 2026, les factures entre entreprises belges assujetties doivent être électroniques et structurées. Cette page présente le champ d'application, le format requis, les sanctions prévues et les options de mise en conformité.
Depuis le 1er janvier 2026, toute entreprise belge assujettie à la TVA doit émettre et recevoir ses factures B2B au format électronique structuré EN16931, via le réseau PEPPOL. Un PDF envoyé par email ne suffit plus. Le B2C n'est pas concerné, et aucun seuil de chiffre d'affaires n'exempte.
En résumé
- Depuis le 1er janvier 2026, la facture électronique structurée est obligatoire entre assujettis belges (B2B).
- Le format doit respecter la norme européenne EN16931, transmise via le réseau PEPPOL.
- Un PDF envoyé par email ne suffit plus : il n'est plus considéré comme une facture conforme, sauf à titre informatif.
- L'obligation porte sur l'émission et la réception. Vous devez aussi pouvoir recevoir et intégrer ces factures.
- Les factures aux particuliers (B2C) ne sont pas concernées.
Quelles entreprises sont concernées ?
Toutes les entreprises belges assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille ou leur forme juridique : sociétés, PME, indépendants en personne physique, professions libérales et ASBL assujetties. Aucun seuil de chiffre d'affaires n'exempte de l'obligation.
Un PDF par email est-il encore valable ?
Une facture PDF envoyée par email ne constitue pas une facture structurée. Une facture structurée est un fichier exploitable automatiquement par le logiciel comptable du destinataire, sans ressaisie.
L'obligation porte également sur la réception. Les fournisseurs émettant des factures structurées, un système incapable de les recevoir génère des retards et des erreurs d'encodage.
Quelles sanctions en cas de non-conformité ?
Des amendes sont prévues en cas de non-conformité, à partir d'environ 1 500 € pour une première infraction. Des déductions fiscales existent par ailleurs pour les investissements numériques et les logiciels de facturation par abonnement ; les conditions applicables sont à vérifier avec votre comptable.
Comment se mettre en conformité PEPPOL ?
Trois approches possibles :
Outil PEPPOL dédié
Adapté à un faible volume de factures. Constitue un logiciel supplémentaire à côté des outils existants.
Logiciel actuel
Certains éditeurs ont intégré PEPPOL. Points à vérifier : inclusion dans l'abonnement, coût, et gestion de la réception.
ERP intégré
La facturation découle des ventes et des achats enregistrés. C'est l'approche Odoo.
La localisation belge d'Odoo gère nativement l'émission et la réception PEPPOL. Les factures sont reliées aux devis, commandes, stock et comptabilité.
Questions fréquentes
Un PDF envoyé par email suffit-il ?
Non. Seule une facture structurée conforme à EN16931 est valable en B2B. Le PDF peut accompagner l'envoi mais ne s'y substitue pas.
Facturation à des particuliers
Le B2C n'est pas visé par l'obligation. Elle s'applique dès qu'une entreprise belge assujettie est destinataire.
Clients établis à l'étranger
L'obligation vise les échanges entre assujettis établis en Belgique. Les règles applicables à l'international sont à vérifier avec votre comptable.
Délai de mise en conformité
Quelques jours pour une configuration simple, quelques semaines si la mise en conformité s'accompagne d'une refonte de la gestion.
Vérifier votre conformité
Un échange de 15 minutes permet d'examiner votre processus de facturation actuel et d'identifier les écarts. Gratuit, sans engagement.