Logiciel de caisse certifié : comment choisir en Belgique ?

Qu'est-ce qu'un logiciel de caisse certifié ?

Le système de caisse enregistreuse belge, le SCE, n'est pas un appareil unique mais un assemblage de deux éléments homologués séparément :

• Le système de caisse : le logiciel qui enregistre les ventes, applique les taux de TVA et produit les tickets.
• Le module fiscal, ou FDM : la « boîte noire » qui signe chaque transaction de façon inviolable et la transmet à l'administration.

Les deux doivent être certifiés. Un logiciel homologué relié à un module qui ne l'est pas ne constitue pas un système conforme, et inversement. Le reste de l'installation, écran, tiroir-caisse, imprimante à tickets, douchette ou terminal de paiement, n'est pas certifié et n'est pas visé par l'obligation.

La certification porte aussi sur une version précise du logiciel. Un éditeur qui publie une nouvelle version doit la faire certifier à son tour : le numéro de version qui figure sur la liste officielle fait partie de l'information à vérifier.

Qui doit utiliser une caisse certifiée ?

L'obligation vise les exploitants HORECA qui servent des repas à consommer sur place, dès lors que le chiffre d'affaires annuel de restauration dépasse 25 000 € hors TVA. Sont concernés les restaurants et brasseries, les cafés servant de la petite restauration, les traiteurs avec consommation sur place, les boulangeries disposant d'un espace de consommation, et les food trucks.

En dessous du seuil, l'obligation ne s'applique pas ; les règles de facturation et de TVA restent évidemment applicables. Un commerce de détail sans restauration sur place n'entre pas dans le champ, quel que soit son volume d'encaissement : le critère est la consommation de repas, pas la caisse.

Depuis le 1er juillet 2026, un établissement qui s'équipe pour la première fois passe directement au SCE 2.0. Les établissements déjà équipés migrent au plus tard le 1er juillet 2027, le 1er juillet 2028 ou le 1er janvier 2029, selon la date d'achat de leur caisse. Le détail du calendrier figure dans le guide de la boîte noire SCE 2.0.

Comment vérifier la certification d'un logiciel ?

Le SPF Finances publie la liste officielle sur systemedecaisseenregistreuse.be. Elle se lit en trois temps :

• La rubrique : systèmes de caisse, modules fiscaux, ou certificats retirés. Un éditeur peut apparaître dans deux rubriques s'il fournit les deux briques.
• Le numéro de certificat : chaque système homologué en porte un, à demander au fournisseur et à recouper avec la liste.
• Le numéro de version : c'est le point le plus souvent négligé. La certification vaut pour la version indiquée.

Deux vérifications complémentaires valent la peine avant de signer : contrôler que le certificat n'apparaît pas dans la liste des certificats retirés, et demander par écrit au fournisseur dans quelle version le système sera installé.

La liste officielle est la seule source qui fasse foi. Une mention « conforme à la législation belge » sur une plaquette commerciale n'a aucune valeur en soi.

Odoo est-il un logiciel de caisse certifié ?

Oui, et dans les deux rubriques. En novembre 2026, la liste officielle comptait 35 systèmes de caisse certifiés SCE 2.0. Odoo y figure :

La conséquence pratique est simple : les deux moitiés du dispositif viennent du même éditeur, il n'y a pas de module fiscal tiers à sélectionner, à raccorder ni à faire évoluer séparément. La caisse est par ailleurs la même application que celle qui porte le stock, les achats et la comptabilité, ce qui évite les reprises manuelles de chiffre d'affaires.

Vérifiez le numéro de version au moment de décider : c'est la version 19.0 qui est certifiée, et les certificats évoluent.

Caisse autonome ou caisse reliée à la gestion ?

Les deux options sont conformes. Elles ne répondent simplement pas à la même question.

Une caisse autonome est plus simple à installer et souvent moins chère à l'achat. Elle encaisse, elle imprime, elle signe. En revanche elle ne sait rien du stock, des marges ni de la comptabilité : ces informations se ressaisissent ailleurs, à la main, avec le risque d'erreur et le temps que cela suppose.

Une caisse reliée à la gestion partage la même base que les achats, le stock et la comptabilité. La vente d'un plat décrémente les ingrédients, la marge se calcule seule, le chiffre d'affaires remonte sans réencodage. Le coût d'entrée est plus élevé, le gain se fait sur le temps administratif et sur la visibilité.

Le critère de choix n'est pas la taille de l'établissement mais la quantité de ressaisie actuelle. Quand les mêmes chiffres sont recopiés plusieurs fois par semaine, la caisse intégrée se rembourse vite.

Combien coûte une caisse certifiée ?

Trois postes, dont un seul est réellement variable :

• Le logiciel : avec Odoo, une licence par utilisateur et par mois. Les collaborateurs limités à l'encaissement relèvent de l'utilisateur Light, à 7,90 € par mois sur devis, et non d'une licence complète.
• Le module fiscal : fourni par l'éditeur lui-même dans le cas d'Odoo, par un prestataire tiers avec d'autres systèmes. À faire détailler dans le devis.
• La mise en place : paramétrage des articles, des taux de TVA, des modes de paiement et des tickets, puis formation. C'est le poste qui varie le plus selon le nombre de références et de points de vente.

Le détail chiffré, avec trois budgets types et un simulateur, figure sur la page prix et tarifs d'Odoo en Belgique. Le matériel existant est à inventorier avant tout devis : il se réutilise plus souvent qu'on ne le dit.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un logiciel de caisse certifié ?

Un système de caisse inscrit sur la liste officielle du SPF Finances, dans une version précise, et capable de dialoguer avec un module fiscal lui aussi certifié. La certification porte sur le couple logiciel et module fiscal, pas sur le matériel qui les entoure.

Comment savoir si mon logiciel actuel est certifié SCE 2.0 ?

En consultant la liste officielle publiée sur systemedecaisseenregistreuse.be. Elle indique pour chaque système un numéro de certificat et un numéro de version, et signale les certificats retirés. Un logiciel certifié en SCE 1.0 ne l'est pas automatiquement en SCE 2.0.

Odoo est-il un logiciel de caisse certifié en Belgique ?

Oui. Odoo figure sur la liste officielle comme système de caisse en version 19.0, certificat CODO001, et comme module fiscal sous le nom Odoo BBOXV1.0 en version 1.2.8, certificat ODO01. L'éditeur fournit donc les deux éléments certifiés.

Le module fiscal est-il fourni avec le logiciel ?

Cela dépend du système retenu. Certains éditeurs ont fait certifier leur propre module fiscal, c'est le cas d'Odoo ; avec d'autres, le module provient d'un fournisseur tiers, à sélectionner et à chiffrer séparément.

Un commerce de détail doit-il une caisse certifiée ?

Non, tant qu'il ne sert pas de repas à consommer sur place. Le critère est le chiffre d'affaires annuel de restauration au-delà de 25 000 € hors TVA, pas la présence d'une caisse ni le volume d'encaissement.

Faut-il changer d'écran, de tiroir et d'imprimante ?

Rarement. Le matériel périphérique n'est pas certifié et n'est donc pas visé par l'obligation. Un inventaire préalable détermine ce qui se réutilise.

Quelle est ma date limite de migration ?

Le 1er juillet 2027 si la caisse a été achetée avant le 1er janvier 2018, le 1er juillet 2028 si elle l'a été entre 2018 et 2021, le 1er janvier 2029 à partir de 2022. Un établissement qui s'équipe aujourd'hui passe directement au SCE 2.0.

Faut-il enregistrer la caisse auprès de l'administration ?

Oui. L'exploitant enregistre son système auprès du SPF Finances, par l'e-service prévu à cet effet. C'est aussi là que figure la date limite applicable à l'établissement.